Verträge mit CROs über klinische Dienstleistungen: Navigieren durch rechtliche Risiken

Wenn Auftragsforschungsunternehmen (CROs) und Sponsoren Verträge über Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung klinischer Studien verhandeln, geht es oft um eine angemessene Verteilung bestimmter rechtlicher Risken, die mit solchen Verträgen typischerweise verbunden sind. In der Regel beginnen die Verhandlungen auf der Basis eines Standardvertrages, den einer der Vertragspartner vorlegt. Dieser erste Entwurf enthält häufig Regelungen zugunsten dieser Partei, bei denen bereits ein gewisser Spielraum für Zugeständnisse an die andere Partei eingebaut ist. Die Bandbreite der für beide Parteien in der Regel akzeptablen Lösungen ergibt sich aus bestimmten vertragsspezifischen Marktstandards, an denen sich die Parteien in den Verhandlungen über eine angemessene Risikoverteilung orientieren können. Aus rechtlicher Sicht sollten die Parteien vor allem folgende Risiken im Auge behalten.

Reichweite der Dienstleistungen des CRO. Die genaue Beschreibung der vom CRO zu erbringenden und durch die Dienstleistungsgebühren abgedeckten Leistungen steht während der Verhandlungen und bei der Unterzeichnung des Vertrags manchmal weniger im Fokus der Parteien. Dazu gehört auch die Reichweite der Verpflichtungen des CRO in Bezug auf die Aktivitäten anderer an der klinischen Prüfung beteiligter Personen und Institutionen (insbesondere der Prüfärzte und Prüfzentren) und deren Anleitung, Schulung und Überwachung. Nicht selten unterschätzen die Parteien, wie wichtig es ist, sich auf eine klare Beschreibung der vom CRO zu erbringenden Dienstleistungen zu einigen und die Details in den Anhängen oder einzelnen Aufträgen, die diese Fragen behandeln, ausreichend mit dem Hauptvertrag abzustimmen. Dies ist einer der Hauptgründe für Rechtsstreitigkeiten, die sich später aus solchen Verträgen ergeben können. Deshalb sollten die Anhänge oder einzelnen Aufträge, die sich mit den Einzelheiten der vom CRO zu erbringenden Leistungen befassen, mit der gleichen Aufmerksamkeit und Sorgfalt erstellt und besprochen werden wie die Bestimmungen des Hauptvertrags. Ein weiterer wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist, ob anfängliche Dienstleistungen, die das Auftragsforschungsunternehmen vor der Unterzeichnung des Vertrags über klinische Dienstleistungen auf der Grundlage einer Absichtserklärung oder einer ähnlichen Vereinbarung erbracht hat, auch vom Vertrag über klinische Dienstleistungen abgedeckt werden sollen, sobald die Verhandlungen über diesen Vertrag abgeschlossen sind.

Gesetzliche und andere Anforderungen an die Dienstleistungen des CRO. Die Parteien sollten klar definieren, welche Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und anderen Standards das Auftragsforschungsunternehmen bei der Erbringung der klinischen Dienstleistungen einhalten muss. Abhängig vom Standort der Parteien und der klinischen Prüfzentren müssen die geltenden gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf klinische Studien, Datenschutz, Compliance und andere relevante Fragen identifiziert werden, und die Parteien müssen sich darüber einigen, inwieweit das Auftragsforschungsunternehmen die Verantwortung für die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Erbringung seiner Dienstleistungen und der Durchführung der klinischen Studie übernimmt. Weitere Anforderungen an die Erbringung der Leistungen des CRO, deren Einhaltung vereinbart werden sollte, sind die anwendbaren Standards der guten klinischen Praxis, das relevante Studienprotokoll, Standardarbeitsanweisungen, wissenschaftliche und Sorgfaltsstandards, Anweisungen des Sponsors sowie Anordnungen der zuständigen Behörden und Ethikkommissionen. 

Verträge über klinische Prüfungen und Einwilligungserklärungen. Verträge über klinische Dienstleistungen des Auftragsforschungsunternehmens sollten klar regeln, inwieweit dieses für die Vorbereitung der Verträge über klinische Studien mit Prüfzentren und Prüfärzten und der zu verwendenden Einwilligungsformulare der Studienteilnehmer verantwortlich ist. Musterdokumente dieser Unterlagen können dem Vertrag zwischen Sponsor und CRO als Anlagen beigefügt werden, ebenso wie bestimmte Vorgaben dazu, in welchen Fällen und unter welchen Voraussetzungen Abweichungen von diesen Mustern möglich oder erforderlich sind. In Bezug auf Verträge über klinische Prüfungen sollte im Vertrag über klinische Dienstleistungen auch geregelt werden, ob bzw. in welchen Fällen das Auftragsforschungsunternehmen diese Verträge im eigenen Namen oder im Namen des Sponsors unterzeichnen soll, inwieweit ihr Abschluss und etwaige Änderungen die vorherige schriftliche Genehmigung des Sponsors erfordern und wie etwaige Rechte des Sponsors im Rahmen dieser Verträge durchgesetzt werden können, wenn der Sponsor selbst keine Vertragspartei ist. Ebenso sollte in einem Vertrag über klinische Dienstleistungen des Auftragsforschungsunternehmens geregelt werden, inwieweit dieses gegenüber dem Sponsor verpflichtet sein soll, sicherzustellen, dass den Studienteilnehmern alle erforderlichen Informationen bereitgestellt werden und die Prüfärzte und Prüfzentren von allen beteiligten Patienten vor ihrer Teilnahme an der klinischen Studie eine gültige Einwilligungserklärung auf Grundlage der vertraglichen Vorgaben einholen.

Subunternehmer und andere Dritte. Ein weiteres oft umstrittenes Thema ist, unter welchen Voraussetzungen das Auftragsforschungsunternehmen Subunternehmer und andere Dritte zur Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen einsetzen darf und welche Folgen ihre Beteiligung hat. Verträge über klinische Dienstleistungen sehen normalerweise vor, dass die Einschaltung Dritter durch das Auftragsforschungsunternehmen die vorherige schriftliche Zustimmung des Sponsors erfordert, es sei denn, diese wurde im Vertrag einzeln oder nach Kategorie vorab erteilt. Der Sponsor wird oft darauf bestehen, dass die Einbeziehung Dritter das Auftragsforschungsunternehmen nicht von seinen Verpflichtungen im Rahmen der Vereinbarung über klinische Dienstleistungen entbindet. Die Vereinbarung über klinische Dienstleistungen kann verschiedene Bestimmungen enthalten, um sicherzustellen, dass die Risiken des Sponsors, die sich aus der Einschaltung Dritter durch das Auftragsforschungsunternehmen ergeben, reduziert werden, beispielsweise spezifische Anforderungen an die Verpflichtungen Dritter im Rahmen ihrer Verträge mit dem CRO.

Projektverzögerungen. Auch die Folgen der Nichterfüllung vereinbarten Fristen durch das Auftragsforschungsunternehmen sollten im Vertrag über klinische Dienstleistungen geregelt werden. Wenn der Vertrag eine verbindliche Verpflichtung des CRO enthält, die vereinbarten Fristen einzuhalten (und nicht nur eine Verpflichtung, sich nach besten Kräften darum zu bemühen), werden in der Regel bestimmte Rechte des Sponsors für den Fall vorgesehen, dass eine Verzögerung durch Umstände verursacht wird, für die das Auftragsforschungsunternehmen verantwortlich ist. Solche Rechte können beispielsweise die Erstattung bestimmter Kosten umfassen, die durch die Verzögerung entstanden sind. In jedem Fall sollte das Auftragsforschungsunternehmen verpflichtet sein, (i) den Sponsor unverzüglich über eine absehbare Nichteinhaltung vereinbarter Fristen und die Gründe und die voraussichtliche Dauer solcher Verzögerungen zu informieren und (ii) neue Fristen vorzuschlagen, die zwischen den Parteien gemäß den vertraglichen Bestimmungen über Änderungen vereinbart werden können.

Zahlungen. Auch wenn der Inhalt der Zahlungsregelung in erster Linie geschäftliche Fragen betrifft, sollten die Einzelheiten ihrer Formulierung auch aus rechtlicher Sicht sehr sorgfältig geprüft werden, da sie wegen der verschiedenen Arten von Zahlungen verhältnismäßig komplex sein können. Dienstleistungsgebühren können z.B. auf Meilensteinzahlungen, Festpreisen, Obergrenzen, einem einheitenbasierten Budget oder einer Kombination mehrerer dieser Elemente basieren oder diese enthalten, und es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit Durchlaufkosten, zu denen auch Zahlungen an Prüfzentren und Prüfärzte gehören können, umzugehen. Aus Sicht des Sponsors ist es wichtig, die Höhe der vereinbarten Dienstleistungsgebühren und Durchlaufkosten, die dem Sponsor vorzulegenden Unterlagen zum Nachweis der Fälligkeit dieser Zahlungen, die anwendbaren Genehmigungs- und sonstigen Anforderungen für zusätzliche Zahlungen sowie geeignete Mechanismen für eine endgültige Abstimmung der Dienstleistungsgebühren und Durchlaufkosten und für den Umgang mit Über- und Unterzahlungen klar zu definieren.

Kündigung des Vertrages. Zu den Kündigungsrechten gehört in der Regel das Recht jeder Partei, die Vereinbarung im Falle einer nicht behobenen wesentlichen Vertragsverletzung oder der Insolvenz der anderen Partei mit sofortiger Wirkung zu kündigen, sowie das Recht des Sponsors, den Vertrag ordentlich zu kündigen. Darüber hinaus können die Parteien weitere Kündigungsrechte vereinbaren, beispielsweise Kündigungsrechte des Sponsors mit sofortiger Wirkung, wenn Umstände vorliegen, die eine Beendigung der Studie erfordern, wie schwerwiegende unerwünschte Ereignisse oder der Entzug einer erforderlichen behördlichen Genehmigung zur Durchführung der Studie, oder wenn es zu einem Kontrollwechsel beim CRO kommt. Je nach anwendbarem Recht kann es auch weitere gesetzliche Kündigungsrechte geben (z. B. nach deutschem Recht das nicht abdingbare Recht zur Kündigung bestimmter Verträge aus wichtigem Grund) oder das Risiko bestehen, dass ein Kündigungsrecht unter bestimmten Umständen nicht wirksam oder durchsetzbar sein kann (z.B. nach deutschem Recht das Kündigungsrecht bei Insolvenz der anderen Partei, für dessen Wirksamkeit es nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2022 insbesondere darauf ankommen kann, ob mit ihm eine insolvenzrechtlich gerechtfertigte Zielsetzung verfolgt wird). Natürlich sollten auch die Folgen einer Kündigung festgelegt werden, beispielsweise Einzelheiten zu den erforderlichen Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Beendigung der Studie und zum Umfang der hierfür erforderlichen Abschlussdienstleistungen.

Geistiges Eigentum. Häufig vereinbaren die Parteien eines Vertrags über klinische Dienstleistungen, dass alle bei der Durchführung der Dienstleistungen oder der Studie entstehenden Erfindungen, Studienergebnisse und damit zusammenhängenden Rechte mit bestimmten klar definierten Ausnahmen allein dem Sponsor gehören sollen. Typische Ausnahmen sind z.B. bestimmte schon vorher bestehende oder unabhängig entwickelte Technologien des CRO und deren Verbesserungen, die während der Durchführung des Vertrags entstehen und allein dem CRO zustehen sollen. Der Vertrag sollte durch die erforderlichen Bestimmungen sicherstellen, dass alle dem Sponsor zustehenden Rechte an Erfindungen und Studienergebnissen an den Sponsor übertragen oder, sofern eine solche Übertragung rechtlich nicht möglich ist, an diesen lizenziert werden. Je nach anwendbarem Arbeitnehmererfinderrecht können besondere vertragliche Bestimmungen erforderlich sein (z.B. nach deutschem Recht die Verpflichtung des CRO, alle Rechte an den Arbeitnehmererfindungen in Anspruch zu nehmen), um sicherzustellen, dass der Sponsor Inhaber der Rechte an ihm zugeordneten Erfindungen werden kann.

Freistellungsverpflichtungen. In der Regel stellt jede Partei die andere Partei von Schäden und Haftung frei, die auf Ansprüchen Dritter infolge bestimmter Handlungen oder Umstände beruhen, für die die freistellende Partei verantwortlich ist. Typische Fälle sind eine Verletzung des Vertrages über klinische Dienstleistungen und fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten der freistellenden Partei. Solche Freistellungen können sich auch auf andere Umstände erstrecken. Ob und inwieweit bestimmte weitergehende Freistellungen für beide Parteien akzeptabel sind (z.B. in Bezug auf die Anwendung des Prüfpräparats während der Studie), kann im Einzelfall verhandelt werden. In jedem Fall sollten Freistellungen dadurch begrenzt werden, dass solche Schäden und Haftung ausgenommen werden, die durch das fahrlässige oder vorsätzliche Verhalten der anderen Partei oder deren Vertragsverletzung verursacht wurden.

Haftungsbegrenzung. Die Haftung der Parteien nach dem Vertrag über klinische Dienstleistungen kann, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen, begrenzt werden. Möglich ist z.B. eine Begrenzung der Haftung der Höhe nach durch einen festen oder einen variablen Betrag wie z.B. einen bestimmten Prozentsatz des vom Sponsor zu zahlenden Gesamtbetrages für die Dienstleistungen. Inwieweit solche Haftungsbegrenzungen nach dem anwendbaren Recht zulässig und durchsetzbar sind, sollte sorgfältig geprüft werden. Nach deutschem Recht kann die Haftung beispielsweise weder ausgeschlossen noch begrenzt werden (i) in Bezug auf vorsätzliches Verhalten in Einzelverträgen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen und (ii) in Bezug auf verschiedene andere Fälle (z. B. grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden und Verletzungen bestimmter wesentlicher Vertragspflichten) in Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Nach der Rechtsprechung deutscher Gerichte sind die Anforderungen an den Nachweis, dass bestimmte Klauseln eines Vertrags keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen, sondern individuell ausgehandelte Klauseln sind, sehr streng. Das erhebliche Risiko der Unwirksamkeit von Haftungsbegrenzungsklauseln nach deutschem Recht kann auf verschiedene Weise verringert werden, beispielsweise durch eine klare Dokumentation der individuellen Aushandlung solcher Klauseln.

Natürlich gibt es auch viele andere Rechtsfragen, die bei der Verhandlung von Verträgen mit CROs über klinische Dienstleistungen berücksichtigt werden müssen. Die vertragliche Regelung der oben beschriebenen Fragen im Einklang mit allgemein anerkannten Branchenstandards kann aber dazu beitragen, die rechtlichen Risiken im Zusammenhang mit solchen Verträgen erheblich zu verringern.